Bei InstiKom und unserem Mutterunternehmen LITTLE BIRD haben die Themen Datensicherheit und Datenschutz höchste Priorität. Sicherheitsanforderungen von lokalen, regionalen, landesweiten und kirchlichen Datenschützern und dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden stetig in die Konzeption und Entwicklung einbezogen, überprüft und aktualisiert. Sämtliche Daten werden nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet.

Darüber hinaus haben wir eine Vielzahl an Maßnahmen etabliert, um die Datensicherheit, den Datenschutz sowie auch sämtliche regulatorische Anforderungen sicherzustellen:

Gesicherte IT-Architektur von Beginn an:

Wir bieten unseren Kunden eine gesicherte IT-Infrastruktur, die höchste Sicherheitsstandards mit Blick auf Verschlüsselung, Datentrennung, -zugriff und -speicherung gewährleistet. Hierzu zählen u.a.

Verschlüsselung des Datentransports: Sämtliche Daten werden ausschließlich mit moderner Transport Layer Security (TLS 1.3) verschlüsselt übertragen.

Deaktivierung von sicherheitskritischen Funktionen des Webservers: Die Einstellungen des Webservers werden durchgehend überwacht und ggf. erforderliche Maßnahmen unmittelbar umgesetzt.

Verwendung von Certificate-Pinning: Certificate-Pinning in den KIKOM Apps bietet eine erhöhte Sicherheit bzgl. MITM-Angriffen, Datenintegrität oder SSL/TLS-basierten Angriffsvektoren.

Georedundante Serverstandorte: Sämtliche Daten werden an zwei unterschiedlichen ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland mit höchsten Sicherheitsmaßnahmen betrieben.

Datentrennung: Personenbezogene Daten werden auf separat abgesicherten Datenbanken und separierten Bereichen innerhalb der Datenbanken gespeichert. Erforderliche Verknüpfungen zwischen personenbezogenen Daten werden somit auf ein Minimum reduziert.

Funktionale Trennung mit differenzierten Zugriffsrechten: Unterschiedliche Applikationen und ausdifferenzierte Rollen- und Zugriffsrechte ermöglichen einen rein nutzer- und zweckbasierten Datenzugriff.

Dauer der Datenspeicherung:  Die Dauer der Datenspeicherung kann von dem Kunden je Datentyp individuell eingestellt werden. Gleichzeitig gewährleisten wir die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Dabei kommt ein automatisierter Löschalgorithmus zum Einsatz, der sicherstellt, dass Ihre Daten nur so lange wie nötig elektronisch aufbewahrt werden. Gelöschte Daten werden nach 7 Tagen vollständig aus unseren Datenbanken entfernt.

Konsequenter Schutz von Nutzer- und Kinderdaten: Die Auswahl von externen Diensten unterliegt einem strengen Sicherheitsassessment. Es werden beispielsweise nur Dienstleister eingebunden, die

• Ihre Daten ausschließlich im europäischen Raum verarbeiten und speichern
• keinerlei Werbeeinblendungen beinhalten
• keinerlei Daten für Werbezwecke oder nutzerbezogene Auswertungen verwenden

Grundlage einer jeden Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern bildet der Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Artikel 28 (3) DSGVO.

Regelmäßige Überwachung und Verbesserung der Softwarearchitektur und Prozesse:

Trotz bereits höchsten Sicherheitsstandards sehen wir uns in der Pflicht, unsere Strukturen und Prozesse fortwährend zu verbessern und niemals auf dem Status Quo zu verharren. Zu den Maßnahmen zählen u.a.:

Regelmäßige Penetrationstests: Um die Sicherheit der KIKOM Software-Infrastruktur und Apps zu überprüfen, werden regelmäßige Penetrationstests mit Hilfe von externen Spezialisten durchgeführt.

Interner Sicherheits- und Datenschutzbeauftragter: Unser internes Security Team bestehend aus unserem internen Datenschutzbeauftragten, internen Sicherheitsbeauftragten und Softwareentwicklern überprüft und verbessert kontinuierlich die KIKOM Software.

Externes Datenschutzaudit: In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Überprüfung unserer Systeme und Prozesse durch externe Auditoren.

Innovative Technologien und Partnerschaften für eine gesicherte Zukunft:

Mit Hilfe von innovativen Technologien und starken Partnern bieten wir eine zukunftssichere Systemarchitektur und stehen unseren Kunden bei der Umsetzung komplexer und vielschichtiger Anforderungen als Digitalisierungspartner zur Seite:

Einhaltung höchster regulatorischer Anforderungen, insbesondere für sämtliche Bezahlvorgänge im Funktionsbaustein KIKOM Pay. Integration einer BaFin zugelassenen Zahlungsdienstelösung (VR Payment GmbH) mit Abbildung von höchst komplexen technischen Mechanismen zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Native Apps: Durch die Verwendung von nativer App-Technologie können wir auf Änderungen der Anforderungen und Policies auf Seiten von Google oder Apple unverzüglich reagieren (z.B. keine Auswirkungen auf KIKOM durch Eliminierung von progressiven Web-Apps aus den Stores.)

Unterstützung und fortwährende Begleitung: Durch technische Maßnahmen (z.B. Möglichkeit zur Einbindung individueller Datenschutzerklärung / -hinweise) und Bereitstellung begleitender Dokumentation versetzen wir unsere Kunden in die Lage, Ihren Pflichten als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO nachzukommen.

Eine App in der Kita einzuführen, bringt nicht nur technische Veränderungen mit sich. Teammitglieder und Eltern müssen sich an neue Abläufe und Kommunikationswege gewöhnen, haben vielleicht sogar Angst davor, dass durch ein digitales Medium der direkte Austausch auf der Strecke bleibt. Um eine Kita-App erfolgreich einzuführen, ist es daher wichtig, alle Beteiligten von Anfang an einzubinden und mögliche Bedenken frühzeitig auszuräumen. Unsere Tipps sollen Ihnen bei der Einführung helfen:

1. Pilotieren Sie mit ausgewählten Einrichtungen: Als Träger empfiehlt es sich mit 10 % Ihrer Einrichtungen über einen Zeitraum von drei Monaten zu pilotieren und vorab klare Fragestellungen an die Piloteinrichtungen zu kommunizieren, z.B.:

• Was ist im Rahmen der Pilotierung gut gelaufen?
• Wo gab es Stolpersteine?
• Gab es Funktionsbausteine, bei denen sich die Mitarbeiter in der Handhabung schwergetan haben?
• Gibt es Funktionen, Zugriffsrechte etc. deren Umgang organisatorisch verankert werden muss?
• Was hat besonders gut bei der Einführung funktioniert?
• Wie war das Feedback der Eltern?

Somit haben Sie die Möglichkeit Stolpersteine schon vorweg auszuräumen, um erfolgreich in die Umsetzung zu starten.

2. Starten Sie mit kleinen Schritten: Setzen Sie sich erreichbare Zwischenziele. Was soll in den ersten sechs Monaten mit der App erreicht werden? Funktioniert das mit den aktuell gegebenen Ressourcen und der bestehenden IT-Infrastruktur? Definieren Sie erste Themen, die über die App kommuniziert werden sollen, z.B.:

• Versand eines wöchentlichen Info-PDFs durch die Leitung an alle Eltern
• Abwesenheits- oder Krankmeldung der Kinder durch die Eltern
• Veröffentlichung von Essensplänen
• Teilen von Wochenberichten über die Gruppenleitung
• Einstellen aller Termine in den Kalender

Je schneller die Eltern einen Mehrwert erkennen, umso einfacher ist die Einführung. Haben Sie also keine Scheu, die Eltern frühzeitig mit einzubeziehen. Und auch wenn es mal eine ungeplante Verzögerung gibt: Versuchen Sie die gesetzten Ziele trotzdem zu erreichen. Denn die Planung und Umsetzung müssen im Gleichgewicht sein.

3. Key-User im Team verankern: Ergänzend zur Leitung sollte mindestens ein Teammitglied als Key-User für die App definiert werden, der sowohl in die Planung als auch bei der Umsetzung des Projekts intensiv eingebunden wird. Folgende Aufgaben kann der Key-User übernehmen und so die Leitung entlasten:

• Mitarbeiter und Eltern im Umgang mit der App schulen
• Erste Anlaufstelle für Eltern bei Fragen oder Problemen
• Reflexion von Entwicklungsthemen
• Testen neuer Funktionen zur Erweiterung der Nutzung im Alltag

Nicht alle Mitarbeiter der Kita müssen zwingend die App nutzen. Definieren Sie nach Bedarf, wer welche Zugriffsrechte erhält. Es kann sinnvoll sein, zunächst pro Gruppe nur eine Person einzubinden, die sich gerne mit diesem Thema beschäftigt. In einem nächsten Schritt können dann weitere Kollegen Zugriffsrechte erhalten.

4. Kommunikationsregeln festlegen: Um Missverständnisse oder falsche Erwartungshaltungen zu vermeiden, ist es wichtig, gleich zu Beginn der App-Einführung Regeln für die Kommunikation festzulegen. Manche Eltern werden vielleicht befürchten, dass die von ihnen als wertvoll empfundenen Tür-und-Angel-Gespräche auf der Strecke bleiben. Kommunizieren Sie offen, dass dieser direkte Austausch weiterhin auch vom Team erwünscht ist und nicht durch eine Meldung in der App ersetzt werden soll. Die Definition von Rahmenbedingungen für die App-Nutzung ist hierbei hilfreich:

• Wann werden Nachrichten vom Team gelesen und beantwortet?
• Wird die App am Wochenende deaktiviert?
• Im Notfall ist ein Anruf weiterhin der schnellste Kommunikationsweg.
• Direkter Austausch im persönlichen Gespräch weiterhin sinnvoll und erwünscht.
• Bei Bedarf: Netiquette verfassen

Je klarer die Erwartungshaltung der Eltern gesteuert wird, desto einfacher ist der Umgang mit der App im Alltag.

5. Ziele und Zeithorizont: Um interne Prozesse effizient zu steuern und unnötige Verzögerungen zu vermeiden, ist es wichtig, die gesetzten Ziele und den geplanten Zeithorizont offen zu kommunizieren. Eltern und Team sind dabei gleichermaßen einzubinden:

• Ab welchem Zeitpunkt ist die Kommunikation nur noch über die App möglich?
• Welche Themen werden (in einer Übergangsphase) weiterhin über Aushänge kommuniziert?
• Eltern mit ins Boot holen, aber nicht um Erlaubnis bitten – die Kita hat hier die Entscheidungshoheit
• Bei Bedarf: Integration der App als festes Kommunikationsmedium in den Vertragsunterlagen der Kita

Unsere Erfahrung zeigt: Je konsequenter und klarer die Kommunikation von Anfang an ist, desto weniger Widerstände treten bei der Einführung auf.