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Eine App in der Kita einzuführen, bringt nicht nur technische Veränderungen mit sich. Teammitglieder und Eltern müssen sich an neue Abläufe und Kommunikationswege gewöhnen, haben vielleicht sogar Angst davor, dass durch ein digitales Medium der direkte Austausch auf der Strecke bleibt. Um eine Kita-App erfolgreich einzuführen, ist es daher wichtig, alle Beteiligten von Anfang an einzubinden und mögliche Bedenken frühzeitig auszuräumen. Unsere Tipps sollen Ihnen bei der Einführung helfen:

1. Pilotieren Sie mit ausgewählten Einrichtungen: Als Träger empfiehlt es sich mit 10 % Ihrer Einrichtungen über einen Zeitraum von drei Monaten zu pilotieren und vorab klare Fragestellungen an die Piloteinrichtungen zu kommunizieren, z.B.:

• Was ist im Rahmen der Pilotierung gut gelaufen?
• Wo gab es Stolpersteine?
• Gab es Funktionsbausteine, bei denen sich die Mitarbeiter in der Handhabung schwergetan haben?
• Gibt es Funktionen, Zugriffsrechte etc. deren Umgang organisatorisch verankert werden muss?
• Was hat besonders gut bei der Einführung funktioniert?
• Wie war das Feedback der Eltern?

Somit haben Sie die Möglichkeit Stolpersteine schon vorweg auszuräumen, um erfolgreich in die Umsetzung zu starten.

2. Starten Sie mit kleinen Schritten: Setzen Sie sich erreichbare Zwischenziele. Was soll in den ersten sechs Monaten mit der App erreicht werden? Funktioniert das mit den aktuell gegebenen Ressourcen und der bestehenden IT-Infrastruktur? Definieren Sie erste Themen, die über die App kommuniziert werden sollen, z.B.:

• Versand eines wöchentlichen Info-PDFs durch die Leitung an alle Eltern
• Abwesenheits- oder Krankmeldung der Kinder durch die Eltern
• Veröffentlichung von Essensplänen
• Teilen von Wochenberichten über die Gruppenleitung
• Einstellen aller Termine in den Kalender

Je schneller die Eltern einen Mehrwert erkennen, umso einfacher ist die Einführung. Haben Sie also keine Scheu, die Eltern frühzeitig mit einzubeziehen. Und auch wenn es mal eine ungeplante Verzögerung gibt: Versuchen Sie die gesetzten Ziele trotzdem zu erreichen. Denn die Planung und Umsetzung müssen im Gleichgewicht sein.

3. Key-User im Team verankern: Ergänzend zur Leitung sollte mindestens ein Teammitglied als Key-User für die App definiert werden, der sowohl in die Planung als auch bei der Umsetzung des Projekts intensiv eingebunden wird. Folgende Aufgaben kann der Key-User übernehmen und so die Leitung entlasten:

• Mitarbeiter und Eltern im Umgang mit der App schulen
• Erste Anlaufstelle für Eltern bei Fragen oder Problemen
• Reflexion von Entwicklungsthemen
• Testen neuer Funktionen zur Erweiterung der Nutzung im Alltag

Nicht alle Mitarbeiter der Kita müssen zwingend die App nutzen. Definieren Sie nach Bedarf, wer welche Zugriffsrechte erhält. Es kann sinnvoll sein, zunächst pro Gruppe nur eine Person einzubinden, die sich gerne mit diesem Thema beschäftigt. In einem nächsten Schritt können dann weitere Kollegen Zugriffsrechte erhalten.

4. Kommunikationsregeln festlegen: Um Missverständnisse oder falsche Erwartungshaltungen zu vermeiden, ist es wichtig, gleich zu Beginn der App-Einführung Regeln für die Kommunikation festzulegen. Manche Eltern werden vielleicht befürchten, dass die von ihnen als wertvoll empfundenen Tür-und-Angel-Gespräche auf der Strecke bleiben. Kommunizieren Sie offen, dass dieser direkte Austausch weiterhin auch vom Team erwünscht ist und nicht durch eine Meldung in der App ersetzt werden soll. Die Definition von Rahmenbedingungen für die App-Nutzung ist hierbei hilfreich:

• Wann werden Nachrichten vom Team gelesen und beantwortet?
• Wird die App am Wochenende deaktiviert?
• Im Notfall ist ein Anruf weiterhin der schnellste Kommunikationsweg.
• Direkter Austausch im persönlichen Gespräch weiterhin sinnvoll und erwünscht.
• Bei Bedarf: Netiquette verfassen

Je klarer die Erwartungshaltung der Eltern gesteuert wird, desto einfacher ist der Umgang mit der App im Alltag.

5. Ziele und Zeithorizont: Um interne Prozesse effizient zu steuern und unnötige Verzögerungen zu vermeiden, ist es wichtig, die gesetzten Ziele und den geplanten Zeithorizont offen zu kommunizieren. Eltern und Team sind dabei gleichermaßen einzubinden:

• Ab welchem Zeitpunkt ist die Kommunikation nur noch über die App möglich?
• Welche Themen werden (in einer Übergangsphase) weiterhin über Aushänge kommuniziert?
• Eltern mit ins Boot holen, aber nicht um Erlaubnis bitten – die Kita hat hier die Entscheidungshoheit
• Bei Bedarf: Integration der App als festes Kommunikationsmedium in den Vertragsunterlagen der Kita

Unsere Erfahrung zeigt: Je konsequenter und klarer die Kommunikation von Anfang an ist, desto weniger Widerstände treten bei der Einführung auf.