Zwei Vögel, eine Mission.

KIKOM & LITTLE Bird bringen die Digitalisierung in der Betreuung voran

Bereits seit 2021 bündeln wir mit LITTLE BIRD unsere Kompetenzen, um die Digitalisierung in Bildung und Betreuung effizienter voranzutreiben. Unsere gemeinsame Mission dabei: Wir wollen den Alltag für Bildungs- und Betreuungsanbieter durch unsere innovativen Lösungen einfacher machen. Für Kommunen, für Träger, für Einrichtungen – und vor allem für Familien.

Key Visual von KIKOM und LITTLE BIRD mit allen Bausteinen.

Um dieses gemeinsame Ziel zu unterstreichen, haben wir nun
auch unseren Markenauftritt überarbeitet: Der kleine Vogel in beiden Logos symbolisiert unsere vereinte Innovationskraft. Er steht für Überblick, Innovation und Wachstum. Denn unsere digitalen Lösungen ermöglichen allen Beteiligten die „Vogelperspektive“: Kommunen und Träger können alle ihre Einrichtungen von oben betrachten. Eltern finden leichter den Weg zum passenden
„Nest“ für ihr Kind. Betreuungsanbieter erhalten einen klaren Überblick über ihre Organisation.

Kundenbedürfnisse im Blick

Der Kundennutzen steht für uns dabei ganz klar im Fokus: Von der Platzvergabe über die Organisation bis hin zur Kommunikation bieten wir mit unserer geballten Kompetenz für jeden Träger und jede Einrichtung eine maßgeschneiderte digitale Lösung für Bildung und Betreuung. Unser Plattform-Universum zeigt die beeindruckende Vielfalt unserer 24 Bausteine.

Konzipiert als virtueller Baukasten haben Träger und Einrichtungen die Möglichkeit, zunächst nur einzelne Funktionen zu nutzen und nach ihrem individuellen Bedarf jederzeit neue Funktionen zu ergänzen. Dies erleichtert den Einstieg in die Digitalisierung enorm und beseitigt mögliche Hürden bei der Einführung einer digitalen Lösung.

Unser gemeinsames Ziel steht fest: Die Zukunft der digitalen Verwaltung, Organisation und Kommunikation in Bildungs- und
Betreuungseinrichtung maßgeblich mitgestalten.

Alle 24 Bausteinen finden Sie hier im Überblick.

Kooperation zwischen Visa und KIKOM

Gemeinsam Innovationen in der Verwaltung voranbringen

Visa und die InstiKom GmbH starten eine Zusammenarbeit im deutschen Markt. Damit soll die KIKOM-Applikation für Kindertagesstätten und andere soziale Einrichtungen weiter ausgebaut und Innovationen in der Verwaltung beschleunigt werden.

Innovationen in der Verwaltung voranbringen, Synergien bilden und Zahlungsvorgänge einfach abbilden – das sind die Ziele des kürzlich unterzeichneten Kooperationsvertrags zwischen Visa und der InstiKom GmbH. „Diese Kooperation bedeutet für uns einen großen Mehrwert“, freut sich Julia Amann, Gründerin und Geschäftsführerin der InstiKom GmbH. „Mit Visa haben wir einen starken Partner für den Bereich Payment gewonnen, der sehr viel fachliches und technisches Know-how für die Weiterentwicklung unserer KIKOM Applikation einbringt.“

Dr. Sven Schmitz, Experte für Bezahllösungen in der öffentlichen Verwaltung bei Visa, sieht in der Kooperation großes Potenzial für Nutzer und Anbieter der kundenorientierten Softwarelösung: „Wir wollen die Verwaltung bei der Digitalisierung und der Verbesserung von Payment-Angeboten unterstützen. Dazu fördern wir innovative Lösungen für den öffentlichen Sektor und nun auch im Bereich der Kindertagesstätten. Wir freuen uns sehr über die Partnerschaft mit der InstiKom GmbH, um gemeinsam dazu beitragen, soziale Einrichtungen zu digitalisieren und damit in der alltäglichen Praxis zu entlasten.“ Beide Unternehmen wollen mit der Vereinbarung ihre Kompetenzen bündeln und ihre Erfahrungen austauschen, um eine unbürokratische Lösung für Eltern und Einrichtungen zu ermöglichen.

KIKOM ist eine Applikation für Kindertagesstätten und andere soziale Einrichtungen zur Unterstützung der Kommunikations- und Verwaltungsprozesse zwischen Eltern, Einrichtung und Trägern. Dies umfasst Mitteilungen, Termine, Ab- und Krankmeldungen für und von Eltern, das Führen eines Gruppenbuchs, die digitale Beobachtungsdokumentation, Arbeitszeiterfassung und (einrichtungsübergreifende) Dienstplanung. Über das BaFin-konformen Bezahlsystem KIKOM Pay ist die einfache Abrechnung von Essensgeld und Kleinstbeträgen wie Bastelgeld oder Teilnahmegebühren möglich.

KIKOM Pay – das praktische Bezahlsystem für Mittagessen und Kleinbeträge

Verwaltungsaufwand reduzieren mit KIKOM Pay

Reduzieren Sie ab sofort Ihren Verwaltungsaufwand für Buchungs- und Abrechnungsprozesse bei der Essensbestellung gegenüber Caterern und Sorgeberechtigten durch unser benutzerfreundliches Bezahlsystem KIKOM Pay.

Kind zeigt mit seinen Händen ein Herz. Die Finger sind bunt angemalt.

Bastelgeld, Teilnahmegebühren, Kosten für Mittagessen – all diese Kleinbeträge verursachen täglich hohe Aufwände beim Personal in Einrichtungen zur Kinderbetreuung. Unser neues benutzerfreundliches Bezahlsystem KIKOM Pay reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum: Vereinfachen Sie Ihre Buchungs- und Abrechnungsprozesse nicht nur beim Thema Essensbestellung. Auch Bargeldkassen können Sie in Ihrer Einrichtung künftig weitgehend auflösen, indem Sie Kleinbeträge und Teilnahmegebühren über KIKOM Pay abwickeln.

Alles in einer App: Integrierte Bezahlfunktion für Eltern

Über KIKOM Pay lassen sich alle Buchungs- und Abrechnungsprozesse mit Sorgeberechtigten künftig noch einfacher durchführen. Eltern laden per Kreditkarte (inkl. SocialCard, Bezahlkarte für Geflüchtete) oder Lastschriftverfahren einfach ein gewünschtes Guthaben auf und können damit ohne Systembruch direkt aus der KIKOM App heraus Zahlungen durchführen. Die Bezahlfunktion für die Essensbestellung im Prozess mit Sorgeberechtigten und Caterern ist ab sofort verfügbar. Ab Ende 2024 können Sie auch Bargeldkassen weitgehend auflösen, da über KIKOM Pay dann auch Kleinbeträge wie Bastelgeld oder Teilnahmegebühren sicher und unkompliziert bezahlt werden können.

Mittagessen leicht gemacht

Für Träger und Einrichtungen wird das Anlegen und Bestellen von Mittagessen mit KIKOM Pay deutlich vereinfacht: Nach einmaligem Festlegen von Preisen, Bestell- und Stornofristen haben Leitung und Mitarbeiter Ihrer Einrichtung monatlich die Möglichkeit, Abrechnungsdokumente abzurufen sowie täglich die Bestellungen einzusehen und bei Bedarf Nachbuchungen vorzunehmen. Ihr Küchenpersonal oder Caterer kann jederzeit Lieferfristen abrufen und Speisepläne einstellen. Menüs und Zutaten können dabei in 32 Sprachen übersetzt werden.

Individuell definierbare Bestell- und Stornofristen regeln die zeitgerechte Abwicklung der Bestellprozesse: Bei Krankmeldung innerhalb der gesetzten Stornofrist wird der Bestellvorgang automatisch storniert und der bezahlte Betrag in Echtzeit an das Guthaben zurückgebucht.

Per Push-Nachricht werden Eltern direkt an offene Buchungen oder einen Fristablauf erinnert. Über Abrechnungsbelege haben sie zudem ihre Bestellungen jederzeit im Blick. Beim Verlassen der Einrichtung kann das Restguthaben automatisch ausbezahlt werden.

Reibungsloser Prozess durch integriertes Gesamtsystem

KIKOM Pay vereint Benutzerfreundlichkeit mit vereinfachten Buchungs- und Bezahlprozessen. Durch das vollautomatisierte Abrechnungssystem sind Monatsabrechnungen mit Stückzahlen jederzeit abrufbar. Belege werden automatisiert erstellt und liegen so ohne großen Aufwand für die Abrechnung mit Lieferanten oder Behörden vor. Zudem bietet KIKOM Pay eine detaillierte Dokumentation und entsprechende Nachweisführung über Zahlungsvorgänge gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Sie möchten mehr erfahren? Hier finden Sie weitere Informationen zu KIKOM Pay oder kontaktieren Sie gerne unsere Kolleginnen und Kollegen im Kundenmanagement unter support@instikom.de.

Montag, 25. März 2024

Datenleck Kita App - SICHERHEIT wird bei KIKOM großgeschrieben

Bei InstiKom und unserem Mutterunternehmen LITTLE BIRD haben die Themen Datensicherheit und Datenschutz höchste Priorität. Lesen Sie mehr über die Vielzahl an Maßnahmen, die etabliert sind, um die Datensicherheit, den Datenschutz sowie auch sämtliche regulatorische Anforderungen sicherzustellen.

Kind zeigt mit seinen Händen ein Herz. Die Finger sind bunt angemalt.

Bei InstiKom und unserem Mutterunternehmen LITTLE BIRD haben die Themen Datensicherheit und Datenschutz höchste Priorität. Sicherheitsanforderungen von lokalen, regionalen, landesweiten und kirchlichen Datenschützern und dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden stetig in die Konzeption und Entwicklung einbezogen, überprüft und aktualisiert. Sämtliche Daten werden nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet.

Darüber hinaus haben wir eine Vielzahl an Maßnahmen etabliert, um die Datensicherheit, den Datenschutz sowie auch sämtliche regulatorische Anforderungen sicherzustellen:

Gesicherte IT-Architektur von Beginn an:

Wir bieten unseren Kunden eine gesicherte IT-Infrastruktur, die höchste Sicherheitsstandards mit Blick auf Verschlüsselung, Datentrennung, -zugriff und -speicherung gewährleistet. Hierzu zählen u.a.

Verschlüsselung des Datentransports: Sämtliche Daten werden ausschließlich mit moderner Transport Layer Security (TLS 1.3) verschlüsselt übertragen.

Deaktivierung von sicherheitskritischen Funktionen des Webservers: Die Einstellungen des Webservers werden durchgehend überwacht und ggf. erforderliche Maßnahmen unmittelbar umgesetzt.

Verwendung von Certificate-Pinning: Certificate-Pinning in den KIKOM Apps bietet eine erhöhte Sicherheit bzgl. MITM-Angriffen, Datenintegrität oder SSL/TLS-basierten Angriffsvektoren.

Georedundante Serverstandorte: Sämtliche Daten werden an zwei unterschiedlichen ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland mit höchsten Sicherheitsmaßnahmen betrieben.

Datentrennung: Personenbezogene Daten werden auf separat abgesicherten Datenbanken und separierten Bereichen innerhalb der Datenbanken gespeichert. Erforderliche Verknüpfungen zwischen personenbezogenen Daten werden somit auf ein Minimum reduziert.

Funktionale Trennung mit differenzierten Zugriffsrechten: Unterschiedliche Applikationen und ausdifferenzierte Rollen- und Zugriffsrechte ermöglichen einen rein nutzer- und zweckbasierten Datenzugriff.

Dauer der Datenspeicherung:  Die Dauer der Datenspeicherung kann von dem Kunden je Datentyp individuell eingestellt werden. Gleichzeitig gewährleisten wir die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Dabei kommt ein automatisierter Löschalgorithmus zum Einsatz, der sicherstellt, dass Ihre Daten nur so lange wie nötig elektronisch aufbewahrt werden. Gelöschte Daten werden nach 7 Tagen vollständig aus unseren Datenbanken entfernt.

Konsequenter Schutz von Nutzer- und Kinderdaten: Die Auswahl von externen Diensten unterliegt einem strengen Sicherheitsassessment. Es werden beispielsweise nur Dienstleister eingebunden, die

  • Ihre Daten ausschließlich im europäischen Raum verarbeiten und speichern
  • keinerlei Werbeeinblendungen beinhalten
  • keinerlei Daten für Werbezwecke oder nutzerbezogene Auswertungen verwenden

Grundlage einer jeden Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern bildet der Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Artikel 28 (3) DSGVO.

 

Regelmäßige Überwachung und Verbesserung der Softwarearchitektur und Prozesse:

Trotz bereits höchsten Sicherheitsstandards sehen wir uns in der Pflicht, unsere Strukturen und Prozesse fortwährend zu verbessern und niemals auf dem Status Quo zu verharren. Zu den Maßnahmen zählen u.a.:

Regelmäßige Penetrationstests: Um die Sicherheit der KIKOM Software-Infrastruktur und Apps zu überprüfen, werden regelmäßige Penetrationstests mit Hilfe von externen Spezialisten durchgeführt.

Interner Sicherheits- und Datenschutzbeauftragter: Unser internes Security Team bestehend aus unserem internen Datenschutzbeauftragten, internen Sicherheitsbeauftragten und Softwareentwicklern überprüft und verbessert kontinuierlich die KIKOM Software.

Externes Datenschutzaudit: In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Überprüfung unserer Systeme und Prozesse durch externe Auditoren.

 

Innovative Technologien und Partnerschaften für eine gesicherte Zukunft:

Mit Hilfe von innovativen Technologien und starken Partnern bieten wir eine zukunftssichere Systemarchitektur und stehen unseren Kunden bei der Umsetzung komplexer und vielschichtiger Anforderungen als Digitalisierungspartner zur Seite:

Einhaltung höchster regulatorischer Anforderungen, insbesondere für sämtliche Bezahlvorgänge im Funktionsbaustein KIKOM Pay. Integration einer BaFin zugelassenen Zahlungsdienstelösung (VR Payment GmbH) mit Abbildung von höchst komplexen technischen Mechanismen zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Native Apps: Durch die Verwendung von nativer App-Technologie können wir auf Änderungen der Anforderungen und Policies auf Seiten von Google oder Apple unverzüglich reagieren (z.B. keine Auswirkungen auf KIKOM durch Eliminierung von progressiven Web-Apps aus den Stores.)

Unterstützung und fortwährende Begleitung: Durch technische Maßnahmen (z.B. Möglichkeit zur Einbindung individueller Datenschutzerklärung / -hinweise) und Bereitstellung begleitender Dokumentation versetzen wir unsere Kunden in die Lage, Ihren Pflichten als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO nachzukommen.

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Freitag, 15. März 2024

Portfolioarbeit und die Verwendung von Collage-Tools

KIKOM gewährleistet kinder- und datenschutzrechtliche Sicherheit

Für die Digitalisierung der Portfolioarbeit in Betreuungseinrichtungen gibt es inzwischen unzählige Angebote. Diverse kostenfreie oder kostenpflichtige Apps versprechen die einfache Erstellung von Fotocollagen und Portfolioseiten. Was die kinder- und datenschutzrechtliche Sicherheit angeht, unterscheiden sich die Tools allerdings deutlich. Besonders heikel wird es, wenn auch die Kinder selbst an der Portfolioarbeit mitwirken dürfen.

Kind zeigt mit seinen Händen ein Herz. Die Finger sind bunt angemalt.

Viele Kindertageseinrichtungen oder Mittagsbetreuungen arbeiten gerne mit kostenfreien Apps zur Gestaltung von Fotocollagen, um die Portfolioarbeit zu unterstützen oder den Kindern einen einfachen, digitalen Zugang zur Erstellung kreativer Inhalte zu bieten. Diese allgemeinen Kreativ- und Textverarbeitungs-Apps werden in der 2. Auflage der Expertise des Staatsinstituts für Frühpädagogik in Bayern allerdings als problematisch hinsichtlich der kinder- und datenschutzrechtlichen Bewertung eingestuft: Die kostenfreien Basisversionen können nur mit Werbung, Angeboten von In-App-Käufen oder ungesicherten Links zu sozialen Netzwerken genutzt werden. Ein weiterer Grund für die mangelhafte Bewertung durch das IFP sind Fotogalerien mit unklarem Urheberrecht sowie Mitteilungen, die zum Kauf neuer Sticker animieren. Die DSGVO-konforme Nutzung dieser Apps ist häufig nur offline möglich, was zu Einschränkungen in der Anwendung führt oder im Ergebnis dazu zwingt, die kostenpflichtige Version zu nutzen.

KIKOM Portfolio-App als sichere Alternative

Die KIKOM Portfolio-App bietet Betreuungseinrichtungen eine DSGVO-konforme und sichere Möglichkeit, die Kinder am Tablet aktiv in die Portfolioarbeit einzubinden und zugleich durch entsprechende Teilhabe die digitale Medienkompetenz der betreuten Kinder auf pädagogisch sinnvolle Art und Weise behutsam weiterzuentwickeln.

Durch die Anmeldung mit individuellen Zugangsdaten ermöglicht die KIKOM Portfolio-App eine Schnittstelle zur KIKOM-App. Am Kind hinterlegte Bilder werden direkt in der Portfolio-App angezeigt und stehen so zur Portfoliogestaltung zur Verfügung. Zusätzlich können Bilder aus der Tablet-Galerie hochgeladen oder direkt via Kamera aufgenommen werden. Kinder können so direkt in die Erarbeitung eingebunden und individuelle Bögen erstellt werden. Am Tablet können sie individuelle Portfolioseiten intuitiv gestalten oder Vorlagen nutzen. Layouts können frei gewählt, Hintergründe hinterlegt, Grafiken hinzugefügt sowie Texte und Farben ergänzt werden. Die erstellten Portfolioseiten können direkt als PDF exportiert, ausgedruckt oder für Fotobücher genutzt werden. Zudem werden alle Seiten direkt im Gruppenbuch am Kind hinterlegt und können den Eltern über die App freigegeben werden.

Sie haben weitere Fragen zum Thema Portfolioarbeit oder Datenschutz? Wenden Sie sich gerne jederzeit an unsere MitarbeiterInnen im Kundenmanagement unter support@instikom.de.

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Freitag, 09. Februar 2024

Anonyme Umfragen zur Qualitäts-sicherung

Neu in der KIKOM: Anonyme Umfragen als wichtiges Tool der Qualitätssicherung

Elternfeedback unkompliziert einholen, Mitarbeiterbefragungen durchführen oder bei Elternbeiratswahlen unterstützen: So setzen Sie unseren neuen Funktionsbaustein der Anonymen Umfragen als Träger oder Einrichtung effektiv ein – und tragen damit zur Qualitätssicherung in Ihren Einrichtungen bei.

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Konstruktives Feedback ist für jede Einrichtung in der Kinderbetreuung wichtig, um regelmäßig die eigene Qualität auf den Prüfstand zu stellen und bei Bedarf Verbesserungen anzustoßen. Nach Artikel 19, Satz 2 des Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetzes (BayKiBiG) sind Kindertageseinrichtungen in Bayern sogar verpflichtet, jährliche Verfahren zur Qualitätssicherung durchzuführen. Eine (anonyme) Elternbefragung ist hierbei ein wirkungsvolles Medium, um Stärken und Schwächen der Einrichtung zu identifizieren und Verbesserungsbedarf aufzudecken.

Feedback einholen leicht gemacht: Übersichtlich, anonym und im eigenen Design können Einrichtungen und Träger ab sofort Umfragen über KIKOM erstellen und so beispielsweise Eltern nach ihrer Zufriedenheit fragen oder deren Meinung zu aktuellen Themen einholen. Auf diese Weise aktiv eingebunden, fühlen sich Eltern ernst genommen und können ihre eigene Sicht sowie die ihrer Kinder als Feedback einfließen lassen.

Praktische Funktion für Träger: Vorlagen erstellen und mit allen Einrichtungen teilen

Als Träger mehrerer Einrichtungen möchten Sie sicherstellen, dass die Umfrage in allen Einrichtungen Ihrem Corporate Design entspricht und die Ergebnisse vergleichbar sind? Nichts leichter als das: Über die Einstellungen können Sie für Ihre Umfrage Ihr eigenes Logo und die Farbwelten definieren. Legen Sie Themenfelder; Überschriften oder Fragen fest, die in der Umfrage behandelt werden sollen und geben so einen festen Rahmen vor. Die Reihenfolge kann dabei während der Erstellung über Drag-and-drop beliebig geändert werden. Um die Fragen individuell zu gestalten, sind verschiedene Typen wie Single Choice, Multiple Choice, Freitext oder Bewertungen über die Vergabe von Sternen oder eine numerische Skala möglich.

Die so erstellte Vorlage kann von der Einrichtung individuell angepasst oder um weitere Fragen ergänzt werden. Vor dem Versenden der Umfrage ist es natürlich möglich, die Inhalte über eine Vorschau zu prüfen. Um den zeitlichen Rahmen für die Umfrage zu definieren, kann ein individuelles Ablaufdatum hinterlegt werden. Die Auswertung der Antworten ist im Anschluss über Excel oder eine PDF-Datei möglich.

Vorteile der zentralen Erstellung einer Vorlage durch den Träger sind zum einen die Einheitlichkeit der Umfrageformulare. Zum anderen kann die Leitung oder das pädagogische Personal die eingesparte Zeit für andere Aufgaben nutzen. Zudem können Vorlagen als Basis für eine regelmäßige Befragung genutzt und je nach Bedarf individuell an relevante Themen angepasst werden. So verringert sich auch der langfristige Aufwand für alle Beteiligten, wenn es beispielsweise jährlich eine Elternbefragung geben soll.

Weitere Einsatzfelder für Umfragen: Elternbeiratswahlen digital unterstützen

Doch auch über die klassischen Befragungen hinaus kann die Funktion der Anonymen Umfragen in Ihren Einrichtungen eingesetzt werden: Bei Elternbeiratswahlen beispielsweise als sichere Plattform für anonyme Stimmabgaben oder auch bei Elternabenden, um anonym über Themen abzustimmen, sofern die Teilnehmer nicht öffentlich Handzeichen geben möchten oder sollen.

KIKOM bietet mit der neuen Funktion eine weitere Vereinfachung im organisatorischen Alltag von Kindertagesstätten und Mittagsbetreuungen und ermöglicht es dem Träger, seine Einrichtungen noch besser bei der Qualitätssicherung zu unterstützen.

4 Wochen lang kostenfrei testen

Sie möchten alle Funktionen in Ruhe testen? Ab sofort können Sie den Baustein Anonyme Umfragen über die Grundeinstellungen in Ihrer KIKOM selbst freischalten und für 28 Tage kostenfrei nutzen. Entscheiden Sie sich danach für die dauerhafte Nutzung, fällt eine monatliche Netto-Gebühr pro Einrichtung von 3 Euro an.

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Montag, 27. November 2023

KIKOM Kurzvideo und weitere neue Funktionen

Jetzt reinschauen: Funktionen der KIKOM im Überblick

Welche vielfältigen Funktionen unsere Kita-App KIKOM für Träger, Leitung, pädagogisches Team und Eltern bietet, erklären wir in unserem neuen Kurzvideo.

Kind zeigt mit seinen Händen ein Herz. Die Finger sind bunt angemalt.

In drei Minuten gibt unser neues Video einen kurzweiligen Überblick darüber, wie die KIKOM den Alltag für die Leitung und das Team in Kitas erleichtert, die Kommunikation zu den Eltern verbessert und die Portfolioarbeit mit einfachen Tools digitalisiert werden kann. Wie erleichtert KIKOM den Alltag für die Leitung und das pädagogische Team in Kitas, bei der schulischen Mittagsbetreuung oder in der Jugendhilfe? Was bietet die Medien- & Portfoliofunktion und welche Vorteile bringt KIKOM Pay für die Einrichtung sowie Caterer und Eltern?

Auch im neuen Jahr verfolgen wir weiter unser Ziel, die Kommunikation zwischen Einrichtungen und Eltern stetig zu erleichtern. So wird es ab dem 1. Quartal 2024 möglich sein, anonyme Umfragen zu erstellen und so beispielsweise die Zufriedenheit der Eltern anonym abzufragen oder Elternbeiratswahlen digital zu unterstützen. Ebenfalls mit Jahresbeginn wird auch Arabisch als Sprache für die Direktübersetzung von Texten zur Verfügung stehen.

Schon heute sind zwei weitere Sprachen in der App-Oberfläche verfügbar: Dari und Farsi (Persisch) ergänzen ab sofort die 16 bereits verfügbaren Sprachen. Ändern können Eltern und andere Nutzer die jeweilige Sprache der App-Oberfläche ganz einfach mit nur einem Klick im KIKOM Hauptmenü unter „Mein Profil“. 

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Montag, 23. Oktober 2023

Datenschutz bei Kita-Apps

Die KIKOM Kita-App ist jetzt noch sicherer

Die Daten von Kindern, die in einer Kita-App verarbeitet werden, sind hoch sensibel und gleichzeitig aufbewahrungspflichtig. Dabei ist Datensicherheit essentiell – nicht nur bei der Übertragung, sondern auch bei der Speicherung.

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Unsere KIKOM Kita-App ist jetzt noch sicherer: Alle Daten werden nach den neuesten Standards verschlüsselt übertragen (TLS 1.3 und 1.2). Die Datenspeicherung erfolgt dabei durch georedundante Serverstrukturen an zwei verschiedenen Standorten. Die genutzten Rechenzentren von Hetzner Online in Falkenstein und der Strato AG in Berlin entsprechen nicht nur den strengen datenschutzrechtlichen Vorschriften, sie sind hinsichtlich IT-Sicherheit auch ISO27001 zertifiziert.

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Montag, 16. Oktober 2023

German Brand Award 2023

KIKOM und Jo's Büro für Gestaltung sind Preisträger in der Kategorie „Excellence in Brand Strategy and Creation”

Ein starker Markenauftritt ist auch in der Sozialwirtschaft unerlässlich, um sich von Wettbewerbern abzuheben und die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden zu erhalten.

Kind zeigt mit seinen Händen ein Herz. Die Finger sind bunt angemalt.

Um den Auftritt unserer Kita-App KIKOM weiter zu stärken, haben wir in den letzten Monaten gemeinsam mit Jo’s Büro für Gestaltung unsere Markenpersönlichkeit definiert und ein Brand Redesign umgesetzt. Unser gemeinsames Ziel war es, eine Marke zu schaffen, die die Freude am Lernen im Kindergartenbereich zum Ausdruck bringt und gleichzeitig die Vereinfachung der Kommunikation sichtbar werden lässt. Die Marke KIKOM sollte für alle Zielgruppen besser sichtbar sein.

Herausgekommen ist ein lebendiges, buntes Corporate Design, das alle Elemente der Digitalisierung von Kita, Hort und Mittagsbetreuung in der Marke KIKOM harmonisch vereint. Unser neues Markenbild bietet dabei die nötige Flexibilität, um in Zukunft neue Produkte zu entwickeln, ohne zu verwässern.

Wir freuen uns sehr, dass dieses Brand Redesign nun mit dem German Brand Award 2023 in der Kategorie „Excellence in Brand Strategy and Creation“ ausgezeichnet wurde.

Lesen Sie hier mehr zum German Brand Award und dem ausgezeichneten Projekt.

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Donnerstag, 22. Juni 2023

Erfolgsfaktoren für die Einführung einer Kita-App

Wie eine gute Planung und Kommunikation Ängste nehmen kann

Immer mehr Kitas nutzen eine App, um die Kommunikation mit Eltern zu vereinfachen. Trotzdem gibt es bei Eltern, im Team oder auf Leitungsebene nach wie vor Bedenken, die eine erfolgreiche Einführung erschweren. Um diese Ängste zu nehmen, ist oft Fingerspitzengefühl gefragt.

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Eine App in der Kita einzuführen, bringt nicht nur technische Veränderungen mit sich. Teammitglieder und Eltern müssen sich an neue Abläufe und Kommunikationswege gewöhnen, haben vielleicht sogar Angst davor, dass durch ein digitales Medium der direkte Austausch auf der Strecke bleibt. Um eine Kita-App erfolgreich einzuführen, ist es daher wichtig, alle Beteiligten von Anfang an einzubinden und mögliche Bedenken frühzeitig auszuräumen. Unsere Tipps sollen Ihnen bei der Einführung helfen:

1. Pilotieren Sie mit ausgewählten Einrichtungen: Als Träger empfiehlt es sich mit 10 % Ihrer Einrichtungen über einen Zeitraum von drei Monaten zu pilotieren und vorab klare Fragestellungen an die Piloteinrichtungen zu kommunizieren, z.B.:

  • Was ist im Rahmen der Pilotierung gut gelaufen?
  • Wo gab es Stolpersteine?
  • Gab es Funktionsbausteine, bei denen sich die Mitarbeiter in der Handhabung schwergetan haben?
  • Gibt es Funktionen, Zugriffsrechte etc. deren Umgang organisatorisch verankert werden muss?
  • Was hat besonders gut bei der Einführung funktioniert?
  • Wie war das Feedback der Eltern?

Somit haben Sie die Möglichkeit Stolpersteine schon vorweg auszuräumen, um erfolgreich in die Umsetzung zu starten.

2. Starten Sie mit kleinen Schritten: Setzen Sie sich erreichbare Zwischenziele. Was soll in den ersten sechs Monaten mit der App erreicht werden? Funktioniert das mit den aktuell gegebenen Ressourcen und der bestehenden IT-Infrastruktur? Definieren Sie erste Themen, die über die App kommuniziert werden sollen, z.B.:

  • Versand eines wöchentlichen Info-PDFs durch die Leitung an alle Eltern
  • Abwesenheits- oder Krankmeldung der Kinder durch die Eltern
  • Veröffentlichung von Essensplänen
  • Teilen von Wochenberichten über die Gruppenleitung
  • Einstellen aller Termine in den Kalender

Je schneller die Eltern einen Mehrwert erkennen, umso einfacher ist die Einführung. Haben Sie also keine Scheu, die Eltern frühzeitig mit einzubeziehen. Und auch wenn es mal eine ungeplante Verzögerung gibt: Versuchen Sie die gesetzten Ziele trotzdem zu erreichen. Denn die Planung und Umsetzung müssen im Gleichgewicht sein.

3. Key-User im Team verankern: Ergänzend zur Leitung sollte mindestens ein Teammitglied als Key-User für die App definiert werden, der sowohl in die Planung als auch bei der Umsetzung des Projekts intensiv eingebunden wird. Folgende Aufgaben kann der Key-User übernehmen und so die Leitung entlasten:

  • Mitarbeiter und Eltern im Umgang mit der App schulen
  • Erste Anlaufstelle für Eltern bei Fragen oder Problemen
  • Reflexion von Entwicklungsthemen
  • Testen neuer Funktionen zur Erweiterung der Nutzung im Alltag

Nicht alle Mitarbeiter der Kita müssen zwingend die App nutzen. Definieren Sie nach Bedarf, wer welche Zugriffsrechte erhält. Es kann sinnvoll sein, zunächst pro Gruppe nur eine Person einzubinden, die sich gerne mit diesem Thema beschäftigt. In einem nächsten Schritt können dann weitere Kollegen Zugriffsrechte erhalten.

4. Kommunikationsregeln festlegen: Um Missverständnisse oder falsche Erwartungshaltungen zu vermeiden, ist es wichtig, gleich zu Beginn der App-Einführung Regeln für die Kommunikation festzulegen. Manche Eltern werden vielleicht befürchten, dass die von ihnen als wertvoll empfundenen Tür-und-Angel-Gespräche auf der Strecke bleiben. Kommunizieren Sie offen, dass dieser direkte Austausch weiterhin auch vom Team erwünscht ist und nicht durch eine Meldung in der App ersetzt werden soll. Die Definition von Rahmenbedingungen für die App-Nutzung ist hierbei hilfreich:

  • Wann werden Nachrichten vom Team gelesen und beantwortet?
  • Wird die App am Wochenende deaktiviert?
  • Im Notfall ist ein Anruf weiterhin der schnellste Kommunikationsweg.
  • Direkter Austausch im persönlichen Gespräch weiterhin sinnvoll und erwünscht.
  • Bei Bedarf: Netiquette verfassen

Je klarer die Erwartungshaltung der Eltern gesteuert wird, desto einfacher ist der Umgang mit der App im Alltag.

5. Ziele und Zeithorizont: Um interne Prozesse effizient zu steuern und unnötige Verzögerungen zu vermeiden, ist es wichtig, die gesetzten Ziele und den geplanten Zeithorizont offen zu kommunizieren. Eltern und Team sind dabei gleichermaßen einzubinden:

  • Ab welchem Zeitpunkt ist die Kommunikation nur noch über die App möglich?
  • Welche Themen werden (in einer Übergangsphase) weiterhin über Aushänge kommuniziert?
  • Eltern mit ins Boot holen, aber nicht um Erlaubnis bitten – die Kita hat hier die Entscheidungshoheit
  • Bei Bedarf: Integration der App als festes Kommunikationsmedium in den Vertragsunterlagen der Kita

Unsere Erfahrung zeigt: Je konsequenter und klarer die Kommunikation von Anfang an ist, desto weniger Widerstände treten bei der Einführung auf.

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