KIKOM Pay
BaFin-konformes Bezahlsystem für Mittagessen und Kleinbeträge
Mit KIKOM Pay vereinfachen Sie Ihre Buchungs- und Abrechnungsprozesse rund um das Thema Essensbestellung. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit Ihre Bargeldkassen weitgehend aufzulösen und Kleinbeträge sowie Teilnahmegebühren über das KIKOM Pay Bezahlsystem abzuwickeln.
KIKOM Erklärvideo
Die Hauptfunktionen des Bausteines KIKOM Pay im Überblick
In unserem kurzen Erklärvideo finden Sie alle wichtigen Informationen rund um den Baustein KIKOM Pay.
Funktionen
Diese Funktionen bietet Ihnen der Baustein KIKOM Pay.
BAFIN-KONFORMES BEZAHLSYSTEM FÜR MITTAGESSEN, KLEINBETRÄGE UND TEILNAHMEGEBÜHREN.
Sorgeberechtigte können schnell, sicher und unkompliziert über KIKOM Pay Zahlungen leisten. Per Kreditkarte inkl. SocialCard (Bezahlkarte für Geflüchtete) oder Lastschriftverfahren können Sorgeberechtigte vorab Guthaben über ihre KIKOM App aufladen und mit vorhandenem Guthaben erforderliche Zahlungen direkt aus der App heraus ohne Systembruch durchführen.
KEIN VERWALTUNGSAUFWAND
Durch das vollautomatisierte Abrechnungssystem von KIKOM Pay sind Monatsabrechnungen mit Stückzahlen im System jederzeit abrufbar. Es erfolgen eine automatisierte Belegerstellung zur Abrechnung mit Lieferanten (z. B. Caterer / Küche) und Behörden (BuT) sowie eine detaillierte Dokumentation und entsprechende Nachweisführung über Zahlungsvorgänge gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
Liefer- und Bestelllisten liegen jederzeit zugriffsberechtigten Mitarbeitenden und angeschlossenen Caterern automatisch
vor. Bestellerinnerungen an Sorgeberechtigte werden per Push-Nachricht verschickt.
STEUERUNG VON PREISEN UND BESTELLUNGEN
Mit KIKOM Pay haben Einrichtungen die Preisbildung selbst in
der Hand. Pro Gericht, Menü oder für sonstige Zahlungen, z. B.
einen Ausflug, kann die Einrichtung, den Preis, den die Sorgeberechtigten bezahlen müssen, selbst festlegen. Gutscheine aus dem Bildungs- und Teilhabepaket, die in den Stammdaten der Kinder hinterlegt sind, werden bei Bestellung durch die Sorgeberechtigten automatisch verrechnet.
Falls gewünscht oder erforderlich, sind Nachbuchungen von Essen durch berechtigte Mitarbeitende in der Einrichtung ebenfalls möglich. Eine Verrechnung hierfür erfolgt aus regulatorischen Gründen im Nachgang mit den Sorgeberechtigten.
Bestell- und Stornofristen
Frei definier- und hinterlegbare Bestell- und Stornofristen regeln die zeitgerechte Abwicklung der Bestellprozesse. Bei Krankmeldung innerhalb der gesetzten Stornofrist wird der Bestellvorgang automatisch storniert und der ursprünglich bezahlte Betrag in Echtzeit dem Guthaben wieder hinzugefügt.
Benachrichtigungen und Abrechnungsbelege
Erinnerungen an offene Buchungen oder einen Fristablauf werden direkt per Push-Nachricht an die Sorgeberechtigten geschickt. Über Abrechnungsbelege haben Sorgeberechtigte die getätigten Bestellungen jederzeit im Blick. Beim Verlassen der Einrichtung kann das Restguthaben automatisch ausbezahlt werden
Caterer
- Gerichte und Kategorien anlegen
- Speisepläne einstellen
- Lieferlisten abrufen
Leitung
Einmalig
- Bestell- und Stornofristen &
- Preise festlegen
Monatlich
- Abrechnungen abrufen
Täglich
- Bestellungen des Tages prüfen
Sorgeberechtigte
- Guthaben aufladen
- Essen bestellen und direkt bezahlen
- Kleinbeträge und Teilnahmegebühren mit Guthaben bezahlen
Das Gesamtsystem KIKOM Pay erfüllt höchste regulatorische Anforderungen zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Die Umsetzung des KIKOM Pay Bezahlsystems erfolgt in vertraglich geregelter Zusammenarbeit mit der VR-Payment GmbH (VR-Payment), einem von der BaFin zugelassenen E-Geld-Institut. Die von den Sorgeberechtigten vorab aufgeladenen Guthaben werden direkt über das von VR-P treuhänderisch verwaltete Sammelkonto virtuell der richtigen Einrichtung zugeordnet und bei Durchführung eines Bezahlvorgangs korrekt gebucht. InstiKom GmbH als Anbieterin und Betreiberin der KIKOM Anwendung hat keine Zugriffsmöglichkeiten auf die im Rahmen der Nutzung von KIKOM Pay ein- bzw. ausbezahlten Gelder und stellt lediglich die Plattform für die vollautomatisierte und rechtskonforme Abwicklung aller Transaktionen zur Verfügung.
Gemeinsam mit VR-Payment sorgen wir für die regulatorisch saubere Abbildung der technisch höchst komplexen Mechanismen zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
Somit bieten wir Ihnen als Träger und Einrichtung ein vollintegriertes, automatisiertes Gesamtsystem, dass Ihnen sämtliche Entscheidungshoheit gegenüber Caterer und Sorgeberechtigten gibt und gleichzeitig eine rechtssichere und datenschutzkonforme Abwicklung gewährleistet.
Die wichtigsten regulatorischen Aspekte:
- Kontoführung bei BaFin-zugelassenem Geldinstitut
Die Kontoführung der treuhänderisch verwalteten Gelder erfolgt ausschließlich durch ein Geldinstitut mit Zulassung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht. - Legitimation durch regulierte Geschäftspartnerprüfung
Jeder berechtige Empfänger einer Geldtransaktion (Einrichtung, Träger) muss vorab im Rahmen einer bankenseitig verbindlichen Geschäftspartnerprüfung aus Gründen vorbeugender Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung legitimiert worden sein (Know-Your-Customer = KYC). - Rechtssichere Dokumentation
Rechtssichere Dokumentation aller relevanter Aktionen im Rahmen der Nutzung von KIKOM Pay, um etwaigen Nachweispflichten jederzeit und vollumfänglich nachkommen zu können.
- Sämtliche Zahlungsströme nachprüfbar
Sämtliche Transaktionen und Zahlungsströme sind jederzeit durch die Aufsichtsbehörden z. B. die BaFin, nachprüfbar. - Aktive Zustimmung durch Sorgeberechtigte wird rechtssicher eingeholt
Die Käufer (i. d. R. Eltern) einer Leistung (z. B.
Mittagessen) müssen gemäß gesetzlichen Verpflichtungen vorab aktiv jedem einzelnen Bezahlprozess zustimmen. Höhe und Verwendungszweck des Geldbetrages müssen den Käufern gegenüber vor jedem Bezahlprozess
klar definiert worden sein. - Transparenz über Guthaben zu jeder Zeit
Die Käufer bleiben systemseitig jederzeit transparent über die Verwendung Ihres Guthabens informiert.
IHRE Zukunft mit KIKOM beginnt jetzt!
Erleben Sie, die Funktionen von KIKOM in Ihrer Einrichtung. Testen Sie unsere Lösung jetzt 4 Wochen kostenfrei – überzeugen Sie sich selbst!
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BEOBACHTUNGS-DOKUMENTATION
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Häufig gestellte Fragen
Können die Eltern auch direkt eine Serienbestellung auslösen?
Eltern können bei KIKOM Pay Serienbestellungen auslösen und den Bestellzeitraum festlegen. Ferienzeiten werden automatisch ausgeschlossen. Push-Nachrichten informieren Eltern, wenn das Guthaben nicht ausreicht und eine Aufladung notwendig ist.
Wer übernimmt das Risiko einer Rücklastschrift?
Das Risiko einer Rücklastschrift trägt die InstiKom GmbH. Sollte eine Lastschrift platzen, wird die Zahlung durch die InstiKom GmbH ausgeglichen. Die InstiKom GmbH übernimmt anschließend die Abwicklung mit den Gläubigern.
Können Preise auch unterjährig angepasst werden?
Preisanpassungen gelten nur für zukünftige Speisepläne. Bereits getätigte Bestellungen dürfen nicht rückwirkend geändert werden.
Wie werden die Forderungen verbucht?
Am Monatsende erhalten Einrichtungen/Träger einen Auszahlungsbeleg für bestellte und abgerechnete Essen sowie eine Liste der offenen Forderungen, d.h. Bestellungen für den Folgemonat, die noch nicht abgerechnet sind. Diese offenen Forderungen können dann direkt verbucht werden.
Können BuT Leistungen verrechnet werden?
BuT-Leistungen werden direkt dem Kind gutgeschrieben und bei der Bestellung verrechnet. Dadurch zahlen Eltern nur den reduzierten Essenspreis. Abrechnungsbelege für BuT-Leistungen werden zur Weitergabe an das Sozialamt zur Verfügung gestellt.
Wie lange dauert es, bis beim Storno eines Gerichts (innerhalb der Stornofrist) den Eltern das Guthaben wieder zur Verfügung steht?
Bei Stornierung eines Gerichts wird das Guthaben den Eltern direkt wieder gutgeschrieben.
Was passiert mit dem Guthaben, wenn das Kind die Einrichtung nicht mehr besucht?
Eltern können das Restguthaben nach dem Austritt des Kindes aus der Einrichtung auszahlen lassen.
Ist KIKOM Pay BaFin-konform?
KIKOM Pay ist ein BaFin-konformes Bezahlsystem. Alle Gelder werden auf einem Treuhandkonto von VR-Payment verwaltet, ohne Zugriff für InstiKom.
Sie haben Fragen?
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