KIKOM Pay – das praktische Bezahlsystem für Mittagessen und Kleinbeträge
KIKOM Pay ist das integrierte, benutzerfreundliche Bezahlsystem für Kinderbetreuungseinrichtungen, das den Verwaltungsaufwand für Buchungs- und Abrechnungsprozesse minimiert. Es ermöglicht die bargeldlose Abwicklung von Mittagessen und Kleinbeträgen über die KIKOM App, bietet automatische Stornierungen bei Krankmeldung und gewährleistet eine rechtskonforme, vollautomatisierte Dokumentation für Träger und Caterer.
Wie reduziert KIKOM Pay den Verwaltungsaufwand in Kitas?
KIKOM Pay minimiert den Verwaltungsaufwand, indem es alle wiederkehrenden Buchungs- und Abrechnungsprozesse für Mittagessen und Kleinbeträge automatisiert und die Notwendigkeit von Bargeldkassen weitgehend ersetzt.
Die manuelle Verwaltung von Kleinbeträgen (wie Bastelgeld, Teilnahmegebühren und Essenskosten) ist eine der größten administrativen Belastungen für das Personal in Kinderbetreuungseinrichtungen. KIKOM Pay vereinfacht diese wiederkehrenden Zahlungsprozesse systemintegriert. Anstelle von Bargeldkassen, händischen Listen oder fehleranfälligen Einzelabrechnungen erfolgt die Abwicklung vollständig digital und automatisiert.
Die direkten Entlastungen für Leitung und pädagogisches Personal umfassen:
Wegfall von Bargeldkassen und der manuellen Kassenführung.
Automatisierte Buchung und Abrechnung aller Kleinbeträge (Mittagessen, Gebühren etc.).
Digitale und transparente Belege statt manueller Dokumentation und Zettelflut.
Deutliche Reduzierung von Rückfragen durch Sorgeberechtigte dank klarer Elternabrechnungen.
Auf diese Weise wird die täglich benötigte Zeit für administrative Aufgaben auf ein Minimum reduziert, sodass sich das Personal auf die pädagogische Arbeit konzentrieren kann.
Die integrierte Bezahlfunktion für Eltern
Über KIKOM Pay lassen sich alle Buchungs- und Abrechnungsprozesse mit Sorgeberechtigten künftig noch einfacher durchführen. Eltern laden per Kreditkarte (inkl. SocialCard, Bezahlkarte für Geflüchtete) oder Lastschriftverfahren einfach ein gewünschtes Guthaben auf und können damit ohne Systembruch direkt aus der KIKOM App heraus Zahlungen durchführen. Die Bezahlfunktion für die Essensbestellung im Prozess mit Sorgeberechtigten und Caterern ist ab sofort verfügbar. Ab Ende 2024 können Sie auch Bargeldkassen weitgehend auflösen, da über KIKOM Pay dann auch Kleinbeträge wie Bastelgeld oder Teilnahmegebühren sicher und unkompliziert bezahlt werden können.
Mittagessen digital organisieren und abrechnen
Für Träger und Einrichtungen wird das Anlegen und Bestellen von Mittagessen mit KIKOM Pay deutlich vereinfacht: Nach einmaligem Festlegen von Preisen, Bestell- und Stornofristen haben Leitung und Mitarbeiter Ihrer Einrichtung monatlich die Möglichkeit, Abrechnungsdokumente abzurufen sowie täglich die Bestellungen einzusehen und bei Bedarf Nachbuchungen vorzunehmen. Ihr Küchenpersonal oder Caterer kann jederzeit Lieferfristen abrufen und Speisepläne einstellen. Menüs und Zutaten können dabei in 32 Sprachen übersetzt werden.
Individuell definierbare Bestell- und Stornofristen regeln die zeitgerechte Abwicklung der Bestellprozesse: Bei Krankmeldung innerhalb der gesetzten Stornofrist wird der Bestellvorgang automatisch storniert und der bezahlte Betrag in Echtzeit an das Guthaben zurückgebucht.
Per Push-Nachricht werden Eltern direkt an offene Buchungen oder einen Fristablauf erinnert. Über Abrechnungsbelege haben sie zudem ihre Bestellungen jederzeit im Blick. Beim Verlassen der Einrichtung kann das Restguthaben automatisch ausbezahlt werden.
Reibungsloser Prozess durch integriertes Gesamtsystem
KIKOM Pay vereint Benutzerfreundlichkeit mit vereinfachten Buchungs- und Bezahlprozessen. Durch das vollautomatisierte Abrechnungssystem sind Monatsabrechnungen mit Stückzahlen jederzeit abrufbar. Belege werden automatisiert erstellt und liegen so ohne großen Aufwand für die Abrechnung mit Lieferanten oder Behörden vor. Zudem bietet KIKOM Pay eine detaillierte Dokumentation und entsprechende Nachweisführung über Zahlungsvorgänge gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
Sie möchten mehr erfahren? Hier finden Sie weitere Informationen zu KIKOM Pay oder kontaktieren Sie gerne unsere Kolleginnen und Kollegen im Kundenmanagement unter support@instikom.de.
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